Le locataire part en cours d'année et le syndic n'a pas encore envoyé le relevé : que faire du dépôt de garantie ?
Un locataire rend les clés en juin, mais les comptes de la copropriété ne seront approuvés que des mois plus tard. Faut-il garder tout le dépôt de garantie en attendant ? Non : la loi permet de conserver une provision limitée, pas la totalité.
Le principe : restituer sans attendre le relevé du syndic
Le délai de restitution du dépôt de garantie court à partir de la remise des clés : un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois s'il révèle des différences. Le fait que le syndic n'ait pas encore transmis le décompte des charges ne repousse pas ce délai.
Vous restituez donc, dans le délai, le dépôt diminué des sommes réellement dues à ce jour (loyers et charges impayés, réparations locatives justifiées) et de la provision que la loi vous autorise à conserver.
La provision pour charges : 20 % du dépôt au maximum
Lorsque le logement est en copropriété, le bailleur peut conserver une provision en attendant l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble. Elle ne peut pas dépasser 20 % du montant du dépôt de garantie (article 22 de la loi du 6 juillet 1989). Retenir davantage, voire la totalité du dépôt, expose à la majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard sur la somme à restituer.
Exemple : pour un dépôt de 800 € (un mois de loyer hors charges en location vide), la provision conservée ne peut pas dépasser 160 €. Vous restituez au moins 640 € dans le délai, sous réserve des autres retenues justifiées.
La régularisation définitive : un mois après l’approbation des comptes
Une fois les comptes de l'immeuble approuvés par l'assemblée générale, vous disposez d'un mois pour procéder à la régularisation définitive et restituer le solde de la provision, après déduction des sommes encore dues. Si le locataire doit davantage que la provision, vous lui réclamez le complément ; dans le cas contraire, vous lui rendez la différence.
Le décompte se fait en pratique au prorata de la durée d'occupation : on compare la quote-part de charges récupérables correspondant à la période passée dans le logement aux provisions déjà versées. Exemple : charges récupérables annuelles de 1 320 €, départ le 30 juin, soit 6 mois d'occupation, donc 660 € à sa charge. S'il a versé 600 € de provisions, il doit 60 € ; la provision de 160 € est alors rendue à hauteur de 100 €.
Les bons réflexes au moment du départ
- Informer par écrit le locataire, dès la remise des clés, du montant conservé, de sa justification (arrêté des comptes de la copropriété à venir) et de la date prévisible de régularisation.
- Ne retenir au titre des charges que des dépenses figurant dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987, avec les justificatifs à l'appui.
- Demander au syndic le relevé de charges dès l'approbation des comptes, et noter la date de l'assemblée générale pour ne pas dépasser le délai d'un mois.
- Conserver l'adresse de réexpédition du locataire pour lui envoyer le décompte et le solde.
Suivre le départ et la restitution dans Locastor
Dans Locastor, le bouton « Déclarer le départ » de la fiche bail enregistre la date de sortie. Une fois l'état des lieux de sortie finalisé, l'application calcule la date limite de restitution et signale dans la page des baux les restitutions dont le délai est dépassé. Vous renseignez vous-même le montant et la date de la restitution effective, ce qui vous permet de noter la provision conservée puis le solde rendu après la régularisation.