Charges récupérables sur le locataire : quelles dépenses, et comment faire la régularisation annuelle
Une partie des dépenses de l'immeuble peut être refacturée au locataire, mais seulement dans le cadre d'une liste précise. Voici comment distinguer les charges récupérables des autres, et comment mener la régularisation sans erreur.
La liste des charges récupérables : un texte, pas une appréciation
Les charges récupérables sont fixées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, dont la liste est exhaustive. Une dépense qui n'y figure pas reste à la charge du bailleur. Parmi les grandes catégories visées par ce texte :
- L'ascenseur : électricité, exploitation et petit entretien
- L'eau froide et chaude, et le chauffage collectif, y compris l'entretien courant des installations
- L'entretien des parties communes : électricité, produits d'entretien, personnel d'entretien
- Certaines taxes et redevances, comme la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères
Ce que le bailleur garde à sa charge
La liste étant exhaustive, toute dépense qui n'y figure pas ne peut pas être refacturée. En cas de doute sur une dépense précise, reportez-vous au décret sur Légifrance plutôt qu'à l'usage.
Provision ou forfait : deux façons de les facturer
Dans un logement loué vide, les charges se règlent par provisions : des avances mensuelles d'un même montant, régularisées chaque année en les comparant aux dépenses réelles. Dans un logement meublé, le bail peut prévoir soit un forfait, soit des provisions avec régularisation annuelle.
Avec des provisions, le bailleur régularise au moins une fois par an : si le locataire a trop versé, il est remboursé de la différence ; s'il n'a pas assez versé, le bailleur lui réclame un complément. Le forfait, lui, est un montant inscrit au bail, qui ne donne pas lieu à régularisation et ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges du précédent locataire.
Justificatifs, délais et prescription
Un mois avant la régularisation, le bailleur communique au locataire le détail des charges par nature et le mode de répartition entre les logements. Les pièces justificatives restent à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte.
Le bailleur peut réclamer des charges impayées dans un délai de trois ans : par exemple, des charges d'octobre 2026 peuvent être réclamées jusqu'en octobre 2029. Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle où les charges étaient dues, le locataire peut exiger, par courrier recommandé avec accusé de réception, un paiement échelonné sur douze mois.
Suivre vos régularisations dans Locastor
Dans Locastor, la régularisation de charges d'un bail compare les charges récupérables réellement payées aux provisions encaissées sur l'exercice, qui court de date anniversaire en date anniversaire du bail. Un bail au forfait de charges est exclu du dispositif, puisque son montant est fixe. Une fois la régularisation finalisée, un solde à payer n'est pas considéré tout de suite comme un impayé : le locataire dispose par défaut de 30 jours, un délai propre à Locastor, que vous pouvez ajuster pour chaque régularisation.